Hướng dẫn chi tiết cách Trộn thư trong Word để gia công giấy mời, bìa thư, nhãn, các sử dụng lý lẽ Mail Merge vào word kết hợp dữ liệu từ tệp tin ExcelMail Merge hay còn được gọi là Trộn thư là một trong những tính năng không thể thiếu trong word, những phiên bạn dạng word từ bỏ 2007 đều có 1 tab riêng cho bản lĩnh này đầy đủ thấy tầm quan trọng của nó. Thực tiễn trong quá trình cũng không hề ít trường hợp yêu cầu sử dụng hào kiệt trộn thư này để chế tác thiệp mời họp, thiệp mời dự sinh nhật, thiệp mời đám cưới...

Bạn sẽ xem: Cách áp dụng mail merge trong word 2003

Nếu khi môn tin học văn phòng công sở hoặc học chứng từ tin học công sở thì công dụng này cũng luôn có với cũng thường mở ra trong các bài thi. Dù mail merge không quá khó mà lại nếu mới làm quen thuộc thì cũng trở thành có những khó khăn nhất định, đặc biệt là phần chèn ngôi trường vào từ file data thường xuyên là file excel.1. Mail merge là gì?Mail merge dịch quý phái tiếng Việt có nghĩa đơn giản là trộn thư là một tính năng cải thiện trong word, giúp đỡ bạn tạo ra gần như mẫu giấy mời, bìa thư, nhãn... Với phần lớn danh sách tài liệu có sẵn.2. Nguyên nhân phải mail merge?Ví dụ khi một trường hòa hợp muốn tạo thành các giấy mời họp phụ huynh đến học sinh. Nếu như trước kia chưa tồn tại word và máy tính thì họ sẽ hay in hồ hết mẫu thư sẵn, sau đó dùng bút để điền từng trường, tên học tập sinh, thương hiệu phụ huynh, lớp,... Vô cùng tốn thời hạn và công sức. Hoặc của cả nếu có word rồi mà các bạn không sử dụng mail merge. Cứ copy paste từng trường vào trên giấy tờ mời thì thời hạn cũng rất nhiều mà chưa chắc chắn đã đầy đủ. Thay chính vì như vậy bạn chỉ việc tạo 1 mẫu thư mời, kế tiếp mail merge để word tự tạo nên giấy mời cho chính mình từng người bạn chỉ việc in ra nhưng không cần sửa đổi thêm thông tin gì.3. Lí giải cách sử dụng Mail merge để trộn thưVí dụ dễ nắm bắt ở đây mình có một mẫu thư mời gồm các thông tin về: tên, địa chỉ, số điện thoại, năm sinh

Bạn đang xem: Cách làm mail merge trong word 2003

*

Với tài liệu có sẵn bên file excel gồm list trường như sau. Cột giới tính thay do để nam và phái nữ thì mình để luôn là ông và bà nhằm chèn luôn vào phần thư mời
*

Chúng ta sẽ bước đầu tiến hành trộn thư để tạo ra các giấy mời từ list đã cho bằng cách vào tab Mailings
chọn Start Mail Merge --> Step-by-step Mail Merge WizardĐổi với word 2003 chúng ta vào: Tools --> Letters & Mailing --> Mail Merge...
*

Xem thêm: Gợi Ý Kiểu Tóc Mái Ngố Đẹp Nhất, Chọn Cách Cắt Mái Ngố Đẹp Hợp Với Từng Khuôn Mặt

Chúng ta sẽ sở hữu 5 lựa chọnLetters
: Thư, thư mờiEmail messenger: tin nhắn emailEnvelopes: Bìa thư, phong bìLabels: Nhãn, nhãn vởDirectory: Danh mục, thư mụcTùy vào nhu cầu bạn sẽ chọn khả năng tương ứng, thường gặp mặt nhất vẫn luôn là Letters thư mời --> thừa nhận Next Starting Document
*

Tiếp tục bọn họ sẽ có 3 lựa chọnUse the current ducument
: áp dụng văn bạn dạng hiện tạiStart from a template: ban đầu 1 bản mẫuStart from existing document: bắt đầu từ 1 văn bạn dạng có sẵn mà bạn chưa mở lênChúng ta đã tất cả sẵn mẫu mã thư mời với đang mở lên rồi bắt buộc sẽ chọn option 1 với nhấn Next
*

Bước này họ sẽ lựa chọn dữ liệu đề chèn vào trong file word theo từng row. Bọn họ cũng tất cả 3 lựa chọnUse an existing list
: Sử dụng list có sẵnSelect from Outlook Contact: Sử dụng danh sách trên OutlookType a new list: tạo thành danh sách mớiThông thường xuyên thì chúng ta đã gồm sẵn list rồi cùng thường thực hiện file excel làm cho danh sách, chúng ta chọn Options 1 và nhấn vào Browse để tìm về file danh sách và mở lên vì chưng dụ mình tại 1 file tamquocquananh.vn.xlsxTrong tệp tin excel bao gồm thể có khá nhiều sheet, chúng ta chọn đúng sheet đựng dữ liệu, ví dụ của mình ở đấy là sheet DanhSachKhachMoiChúng ta sẽ có 1 danh sách khách hàng mời, phần option bọn họ cũng có 1 số lựa chọnSort: bố trí lại tài liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợpFilter: thanh lọc ra số đông danh sách cần thiết trong list dàiFind duplicates: kiếm tìm những tài liệu giống nhau để xóa điValidate adress: chứng thực địa chỉthông thường chúng ta sử dụng tính năng sort, tiếp đến là filter để lọc lại tài liệu cần thiếtVí dụ ở chỗ này mình lọc thử dữ liệu chỉ mời hầu hết khách giới tính là Nam với năm sinh to hơn hoặc = 1975Và xem thử hiệu quả xem nhé, nếu vừa ý nhấn OK, nếu khách hàng không hy vọng lọc nữa thì dấn Clear All nhằm xóa hết lọc và quay trở lại danh sách khoác định ban đầu. Mình chỉ làm thử cho chúng ta thôi.Lưu ý thêm 1 phần nữa là khi tạo file list trong excel các bạn cần tạo dữ liệu ngay từ chiếc 1, không để trống những dòng làm việc trên với dưới của dữ liệu, lấy một ví dụ file của bản thân mình mình gồm để trống tài liệu ở dưới nên mặc định nó sẽ tạo nên thêm mấy trường nữa. Cần xóa đi để tránh vấn đề trộn thư xong nó đã ra một vài thư mời trống.Cụ thể là chúng ta click trỏ loài chuột vào vị trí bắt buộc chèn các trường khớp ứng rồi lựa chọn trong list Database FieldsInsertVí dụ ở đây mình muốn mới dạng: Kính mời ông Lê Văn B thì mình vẫn chèn trường giới tính sau đó cách ra chèn 1 trường chúng ta tên, tương tự như trường địa chỉ thì rước ở fields địa chỉ. Ố điện thoại cảm ứng chèn trường số năng lượng điện thoại, Năm sinh đem từ ngôi trường năm sinhSau lúc chèn hết chúng ta sẽ có dạng như sau. Nhấn Next để word bắt đầu trộn thư, thực chất tới bước nhấn Next này bắt đầu gọi chính là là hành vi Mail MergeSau khi trộn thư xong chúng ta cũng có thể xem trước kết quả bằng phương pháp click vào những mũi thương hiệu trước sau giúp xem kết quả, bạn nên xem coi đã đúng với yêu cầu công việc hoặc vấn đề đặt ra chưa có chèn không nên trường nào không. Giả dụ sai thì nhấn Previos để chỉnh sửa lạiVà chúng ta đã xong xuôi việc trộn thư, bây giờ bạn sẽ có 2 lựa chọnPrint: In tất cả các thư mời đã trộn raEdit individual letters: chỉnh sửa thêm thông tin cá nhânChúng ta hãy lựa chọn Option vật dụng 2Chọn All để tạo thành 1 tệp tin word gồm tất cả các thưVà tác dụng mình bao gồm file word cất danh sách tất cả các thư của những khách mờiBây giờ chúng ta cũng có thể chỉnh sửa thêm, tiếp đến lưu lại mang đến chắc, sau đó in ra cùng tiến hạnh giữ hộ thư nhé