Quản lý làm hồ sơ nhân sự bởi Excel sẽ tồn tại rất rất lâu ở những doanh nghiệp. Dù hiện nay có khá nhiều phần mềm quản lý hồ sơ người lao động tối ưu hơn, dẫu vậy file Excel vẫn còn được tin dùng. Nội dung bài viết dưới đây đang giới thiệu cho bạn về các biểu mẫu nhân sự Excel, các thành phần cần phải có trong mẫu mã file Excel.

Bạn đang xem: Cách quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel


Thành phần cần có trong cai quản hồ sơ nhân sự bằng Excel là gì?

Mã nhân viên cấp dưới (mã chấm công): mỗi nhân sự sẽ được cấp một một mã số thắt chặt và cố định và bảo đảm không trùng nhau. Mã số này sẽ được dùng để theo dõi bài toán chấm công hoặc các chính sách liên quan.Họ với tên nhân viênBộ phận, cơ sở làm việcCấp bậc nhân sự: BOD, quản ngại lý, nhân viên,…Vị trí công việc: Tên địa chỉ mà nhân viên cấp dưới đang đảm nhận, bao hàm cả cấp độ hiện tại. Ví dụ: chuyên viên MarketingLoại hình làm việc: Full-time, part-time, thời vụ,…Cơ sở làm việc: Trụ sở chính, chi nhánh 1, chi nhánh 2,…Trình độ học tập vấn: trình độ học vấn tối đa (thạc sỹ/tiến sỹ/đại học/cao đẳng…), ngôi trường Đại học, chuyên ngànhCác loại giấy tờ cần thiết: Sơ yếu ớt lý kế hoạch có xác thực địa phương, bạn dạng sao công triệu chứng CMND hoặc CCCD, phiên bản sao công hội chứng giấy khai sinh, bạn dạng sao công triệu chứng sổ hộ khẩu, bản sao công chứng bằng giỏi nghiệp, Giấy khám sức khỏe có đóng dấu, phù hợp đồng có chữ ký kết và lốt đỏ, hình ảnh thẻ,…Lương thưởng với phụ cấp: hình thức thanh toán lương (qua thẻ tuyệt tiền mặt), STK ngân hàng, thuộc bank nào, chi nhánh nào (nếu có), Số người phụ thuộc, Mã số thuế TNCN, Số sổ BHXH,…Kinh nghiệm làm việc: thương hiệu công ty, thương hiệu vị trí, khoảng thời gian công tác được sắp xếp theo lắp thêm tự cái thời gian. Yêu cầu giới hạn số lượng và chỉ gạn lọc hiển thị 1-5 tay nghề làm việc quan trọng nhất của nhân sự.
*
Mẫu thống trị nhân sự bằng Excel sẽ bao hàm hầu như đầy đủ các tin tức cơ bản về nhân sự

Nên áp dụng những mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel nào?

Để quản lý một cách bao quát và đầy đủ thì quanh đó file hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp nên sử dụng thêm các biểu chủng loại nhân sự Excel không giống như:

Quản lý danh sách nhân sự tổng quan: Đây là trang tổng quan tuyệt nhất về thông tin của các nhân sự đang làm việc tại công ty (đang trong thời hạn hòa hợp đồng).Quản lý hòa hợp đồng: thống trị thông tin hợp đồng thử việc và các loại vừa lòng đồng lao hễ (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ không xác định thời hạn). Những trường tin tức của biểu mẫu quản lý hợp đồng nhân sự khá 1-1 giản, tuy nhiên lại tổng quan lượng dữ liệu lớn và đòi hỏi độ đúng mực cao.Theo dõi nhân sự mới: Trong quy trình hoạt động, chắc rằng doanh nghiệp đã đón thêm những nhân viên mới. File cai quản hồ sơ bởi Excel về cơ phiên bản là sự kết hợp giữa nhì biểu mẫu danh sách nhân sự cùng Hồ sơ cá nhân. Nhưng nhấn mạnh hơn vào những thông tin cần thiết trong quá trình onboarding (nhập môn) nhân sự.Theo dõi nhân sự ngủ việc: cũng tương tự như biểu mẫu mã theo dõi nhân sự mới, nhưng đối với nhân sự ngủ việc, công ty cần niềm nở hơn sự biến đổi của những yếu tố có khả năng sẽ bị hủy hiệu lực sau thời điểm nhân sự nghỉ việc, cũng như hồ sơ quan trọng để hoàn toàn thủ tục kết thúc hợp đồng.Biến động tiền lương: không hẳn là nhân sự new hay nhân sự nghỉ việc, biến động tiền lương bao hàm các trường vừa lòng tăng lương, sút lương, tăng level, sút level, giao vận vị trí, gửi công tác,…

Ưu và nhược điểm của thống trị hồ sơ nhân sự bởi Excel

Hiện nay bao gồm doanh nghiệp vẫn còn sử dụng Excel để thống trị nhân sự, nhưng cũng đều có doanh nghiệp đã thay thế Excel bằng những phần mềm cai quản hồ sơ nhân sự khác. Sở dĩ vì thế là do Excel có nhiều ưu điểm, dẫu vậy cùng tồn tại nhiều nhược điểm.

Ưu điểm


*
Thao tác trên Excel đơn giản, dễ dàng sử dụng
Thao tác đơn giản

Các thao tác làm việc trong phần mềm Excel rất đơn giản thao tác, dễ dàng sử dụng, mọi người dùng đều rất có thể sử dụng. Bên cạnh đó phần mượt Excel tất cả tính thông dụng rộng và túi tiền đầu bốn vào phần mềm cũng khá thấp.

Đa dạng những biểu mẫu

Công cụ cung ứng cho thống trị nhân sự hỗ trợ rất nhiều form biểu mẫu đa dạng và đầy đủ, cho phép các doanh nghiệp thống trị lực lượng nhân sự của chính mình thông qua Excel. Ngoài những form biểu mẫu mã được hỗ trợ sẵn, các bạn đều hoàn toàn có thể hoàn toàn tự kiểm soát và điều chỉnh và thu xếp theo ý muốn của mình để tạo nên được biểu mẫu ưng ý nhằm ship hàng tốt cho mục đích sử dụng của bạn.

Xem thêm: Tóc Nam Xanh Blue ) + Oxy - Nhuộm Tóc Màu Xanh Cổ Điển

Sử dụng dễ dàng dàng

Sử dụng phần mềm làm chủ nhân sự miễn phí bằng Excel góp việc làm chủ các tài liệu tương quan một biện pháp dễ dàng. Hơn nữa, ứng dụng còn hoàn toàn có thể tiếp cận số liệu, thống kê cấp tốc chóng,… Do ứng dụng Excel là ứng dụng miễn phí tổn sử dụng, không dựa vào nhiều vào những nhà điều hành khác nên người sử dụng vẫn tồn tại nhiều bỏ ra phí.

Nhược điểm


*
Không bảo đảm tính bảo mật
Không bảo vệ tính bảo mật

Biểu chủng loại Excel thực thụ không bảo vệ bảo mật vì không tồn tại tính phân quyền, ko có khu vực dữ liệu như thế nào được đánh dấu “chỉ dành cho tất cả những người quản lý”. Tuy vậy chủ thiết lập file rất có thể đặt mật khẩu đăng nhập truy cập, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi khác trường phù hợp bị nhỉ ra ngoài. Không kể không ít người dân sẽ buộc phải dùng bình thường một biểu chủng loại từ nhân viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, chuyên viên C&B,… thì việc kiểm soát và điều hành bảo mật là hết sức khó.

Không thể để lại “thừa kế” cho những người sau

Biểu mẫu quản lý nhân sự bằng Excel là một trong những tài nguyên cực hiếm của doanh nghiệp, tuy nhiên thật nuối tiếc là không có khả năng bàn giao và thừa kế trọn vẹn. Biện pháp đặt tên và sắp tới xếp những thông tin trên biểu mẫu Excel mà bạn cũ nhằm lại sẽ tương đối khó nhằm một tín đồ mới rất có thể tiếp quản.

Khả năng tích vừa lòng kém

Trong nghiệp vụ quản trị nhân sự nói chung, có khá nhiều phần mượt doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng như ứng dụng chấm công, phần mềm tính lương, phần mềm thống trị KPI/OKR, làm chủ tài sản, quản lý tài liệu, ứng dụng chat, chữ cam kết điện tử,… yếu điểm của biểu chủng loại Excel là cần yếu tích phù hợp với những công cụ văn minh đó.

Dễ gây ra các lỗi không đúng bởi làm việc của nhỏ người

Tất cả các thao tác làm việc của con bạn trên biểu mẫu mã Excel, từ các việc nhập liệu tới search kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… những được thực hiện hoàn toàn bằng tay nên không nên sót là điều sớm muộn. Sai sót đang còn xảy ra thường xuyên không dừng lại ở đó khi không ít người cùng truy cập và sửa đổi một tệp tin Excel.

Không thể mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô

Dữ liệu đã ngày càng tăng thêm khi doanh nghiệp ngày dần phát triển. Lúc càng có không ít nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở đề xuất khổng lồ. Người thống trị cũng không thể giải quyết bằng cách cứ tạo thêm số trang, số dòng, số cột được. Yêu cầu về lâu dài, thống trị nhân sự bởi biểu chủng loại Excel truyền thống cuội nguồn gần như thể không tưởng.

Kết luận

Không tất cả gì là giỏi đối, gồm thể quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel chưa thật sự tối ưu nhưng nó cũng có khá nhiều ưu điểm. Vậy cần việc lựa chọn sử dụng hay không và áp dụng thế như thế nào là phù thuộc vào thực trạng thực tiễn với phương thức cai quản của mỗi doanh nghiệp.Bên cạnh đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng phối kết hợp hệ thống nhận xét năng lực nhân sự hiện đại nhằm đạt được hiệu quả một cách tốt nhất.

tamquocquananh.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp chiến thuật test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Từ hào sát cánh cùng +100 quý khách hàng doanh nghiệp số 1 như HONDA, Đại học FPT, TopCV, bank TMCP mặt hàng Hải việt nam (MSB)…

Nếu bạn xem xét giải pháp giúp cải thiện chất lượng tuyển dụng, đào tạo và giảng dạy và review năng lực nhân sự giúp về tối ưu giá thành lên cho tới 30%. Vui vẻ đăng cam kết ngay tại phía trên để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự tamquocquananh.vn.