Khái niệm về cơ sở dữ liệu

Trong Excel, cơ sở tài liệu có dạng như một danh sách, ví như danh sách nhân viên, danh sách hàng hóa… mỗi danh sách có thể gồm gồm một hay những cột, mỗi cột bởi vậy được gọi là 1 trường (field) của cửa hàng dữ liệu, thương hiệu của cột được gọi là tên gọi trường tốt vùng tin.

Bạn đang xem: Cơ sở dữ liệu trong excel

Hàng thứ nhất trong danh sách (cơ sở dữ liệu) chứa những tên trường được gọi là mặt hàng tiêu đề, các hàng tiếp theo sau mỗi hàng là một trong những mẩu tin (record) cho thấy thông tin về đối tượng người sử dụng cần cai quản lý.

Ví dụ: mang lại cơ sơ dữ liệu nhân viên

Cơ sở tài liệu trên có 7 trường (field, vùng tin) cùng 10 mẩu tin (bản ghi, record).

Sắp xếp dữ liệu

Để triển khai sắp xếp tài liệu trên bảng tính:

Chọn vùng ước ao sắp xếp.Vào tab Home > nhóm Editing > Sort và Filter.

Chọn A lớn Z: sắp tăng vọt theo cột phía bên trái của vùng đang chọn.

Chọn Z to A: sắp giảm dần theo cột bên trái của vùng đang chọn.

Ngoài ra Excel cũng cho những người dùng cấu hình thiết lập trong sắp đến xếp:

Vào tab Home > team Editing > Sort và Filter > Custom Sort.

*

Hộp thoại Sort

Column: lựa chọn cột bên trên vùng đã chọn làm điều kiện để sắp đến xếp. Hy vọng thêm cột chọn Add Level, mong bỏ cột chọn Delete Level. Sản phẩm công nghệ tự ưu tiên từ trên xuống.Sort on: sắp xếp theo giá trị (values), color ô (cell color), color font, biểu tượng.Order: bí quyết sắp xếp, tăng nhiều (A khổng lồ Z), sút dần (Z lớn A),…My data has headers: nếu đánh dấu là vùng chọn sắp xếp có loại tiêu đề (trừ dòng trước tiên ra không chuẩn bị xếp), nếu như không ghi lại thì dòng trước tiên cũng được xem là dữ liệu sắp tới xếp.

Trích thanh lọc dữ liệu

Trích thanh lọc dữ liệu dùng làm trích xuất ra những dòng dữ liệu thỏa mãn tiêu chuẩn cho trước xuất phát điểm từ một một các đại lý dữ liệu. Trong Excel 2010, bao gồm hai bí quyết trích lọc tài liệu đó là áp dụng lệnh Filter với lệnh Advanced.

Cách 1: Trích lọc tài liệu sử dụng lệnh Filter

Đặt bé trỏ vào vùng cơ sở dữ liệu cần trích lọc.

Vào tab Data > team Sort & Filer > Filter hoặc vào tab Home > nhóm Sort & Filter > Filter. Khi ấy Excel vẫn hiển thị những nút lựa chọn ở tiêu đề của những cột.

*

Giao diện lọc dữ liệu bằng lệnh Filter

Click vào nút mũi tên bên yêu cầu tiêu đề cột nhằm lập tiêu chuẩn trích lọc. Ví dụ như:

Để trích lọc danh sách nhân viên NAM: click vào nút mũi thương hiệu bên cần cột PHÁI, tiếp đến chọn NAM với click nút OK.

*

Để trích lọc danh sách nhân viên cấp dưới sinh sau năm 1980: click vào nút mũi tên bên nên cột NĂM SINH, sau đó chọn Number filters > Greater than…, gõ vào 1980 với click nút OK.

*

Chọn lại lệnh Filter để kế thúc quá trình trích lọc.

Cách 2: Trích lọc áp dụng lệnh Advanced

Việc trích lọc thực hiện lệnh Filter xử lý được phần lớn các yêu ước thường gặp gỡ trong thực tế, mặt khác việc triển khai cũng kha khá dễ dàng. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp yêu cầu trích thanh lọc với tiêu chuẩn chỉnh phức tạp ví như cần sự phối hợp hoặc trên nhiều cột khác nhau,… thì việc thực hiện lệnh Filter như ở biện pháp 1 không thỏa mãn nhu cầu được.

Để trích lọc áp dụng lệnh Advanced, thực hiện công việc như sau:

Lập vùng tiêu chuẩn chỉnh tương ứng với yêu mong trích lọc.Vào thẻ Data > nhóm Sort & Filter > Advaned, Excel hiển thị vỏ hộp thoại như hình 4.18.

Xem thêm: Top 55 Cá Bảy Màu Rồng - Tổng Hợp Các Loài Cá Guppy

*

Hộp thoại Advanced Filter

Action: lựa chọn Filter the list, in-place nếu như muốn hiển thị hiệu quả tại vùng các đại lý dữ liệu, lựa chọn Copy lớn another location nếu ao ước sao chép tác dụng đặt tại đoạn khác.List range: chọn add vùng cơ sở tài liệu muốn trích lọc.Criteria range: chọn showroom vùng tiêu chuẩn chỉnh đã lập.Copy to: chọn showroom ô đầu của vùng vẫn chứa tác dụng lọc được.Chọn OK để thực hiện trích lọc.

Kết quả trích lọc là 1 trong cơ sở dữ liệu gồm các dòng vừa lòng vùng tiêu chuẩn chỉnh và có cấu tạo hoàn toàn kiểu như như cấu trúc cơ sở dữ liệu gốc.

Cách lập vùng tiêu chuẩn cho yêu mong trích lọc

Cách 1: Lập vùng tiêu chuẩn sử dụng title cột và điều kiện

Vùng tiêu chuẩn chỉnh gồm 2 phần:

Phần 1: tiêu đề của những cột trong cơ sở tài liệu có liên quan đến đk trích lọc.Phần 2: biểu thức thỏa mãn nhu cầu tiêu chuẩn trích lọc.

Trong trường vừa lòng tiêu chuẩn trích lọc liên quan đến nhiều cột (nhiều điều kiện), nếu tất cả các điều kiện đều phải vừa lòng (kết phù hợp AND) thì phần biểu thức ghi thuộc dòng, ngược lại nếu chỉ việc ít nhất một điều kiện thỏa mãn (kết hòa hợp OR) thì phần biểu thức ghi không giống dòng.

Cho cơ sở tài liệu như hình.

Cơ sở tài liệu minh họa cho những ví dụ trích lọc

Ví dụ 1: thanh lọc ra danh sách các nhân viên tất cả năm sinh 1980.

NĂM SINHHayNĂM SINH
1980=1980

Ví dụ 2: thanh lọc ra danh sách nhân viên mang tên dài 4 ký tự và dứt là ký kết tự “h”.

TÊN
???h

Ví dụ 3: lọc ra danh sách nhân viên cấp dưới có tên ban đầu là ký kết tự “H”.

TÊN
H*

Ví dụ 4: thanh lọc ra danh sách nhân viên Nam với sinh sau năm 1980.

NĂM SINHPHÁI
>1980NAM

Ví dụ 5: lọc ra danh sách tất cả nhân viên nam giới hoặc nhân viên Nữ nhưng có năm ra đời sau năm 1980.

NĂM SINHPHÁI
>1980NỮ
NAM

Cách 2: Lập vùng tiêu chuẩn sử dụng công thức, hàm

Nội dung vùng tiêu chuẩn chỉnh là công thức, hàm có giá trị TRUE hoặc FALSE. Vào trường phù hợp này phải để ý 2 yêu cầu sau:

Tiêu đề của vùng tiêu chuẩn chỉnh phải có mức giá trị khác với tất cả các title của vùng cơ sở dữ liệu.Trong ô điều kiện dùng hàm, công thức cần lấy add của ô vào mẩu tin trước tiên (dòng thứ hai trong vùng cơ sở dữ liệu) của các cột liên quan trên cơ sở dữ liệu để so sánh.

Ví dụ 6: lọc ra danh sách nhân viên có tên bắt đầu là cam kết tự ‘H’.

ĐIỀU KIỆN
=LEFT(C3,1)=“H”

Ví dụ 7: lọc ra danh sách nhân viên cấp dưới Nam và bao gồm năm ra đời muộn hơn năm 1980.

ĐIỀU KIỆN
=AND(D4>1980, F4=“NAM”)

Ví dụ 8: lọc ra danh sách tất cả nhân viên nam hoặc nhân viên cấp dưới Nữ nhưng có có năm sinh to hơn năm 1982.