Việc cai quản công văn, vừa lòng đồng, văn bạn dạng trong các đơn vị hành chính, các công ty là siêu quan trọng. Quản lý tốt sẽ giúp bọn họ làm vấn đề hiệu quả, tiết kiệm chi phí thời gian, tránh nhầm lẫn, sai sót, bảo đảm được trình trường đoản cú thực hiện công việc cũng như xử lý các vấn đề phát sinh được tốt hơn. Tuy vậy hầu hết họ không bao gồm sẵn phần mềm quản lý công việc này, mà nên tự cai quản bằng Excel. Dưới đây Học Excel Online sẽ hướng dẫn chúng ta cách thống trị công văn, hợpđồng trênExcel. Chúng ta cùng tìm hiểu nhé:

1. Những quá trình cần làmđể cai quản công văn, hợpđồng

Văn bản, giấy tờ, hợpđồng gọi phổ biến là văn phiên bản trong doanh nghiệp, cơ quan rất có thể chia có tác dụng 3 các loại chính:

Công vănđến:Đối tượng từ bên phía ngoài gửi văn bạn dạng tới cho chúng tađể làm việcCông vănđi: bọn họ gửi văn bạn dạng chođối tượng bên ngoàiVăn bạn dạng nội bộ: áp dụng trong nội bộ, cácđối tượng bên trong doanh nghiệp, cơ quan

Dựa vàođặc trưng của các loại văn bạn dạng này, bắt buộc xác địnhđược quy trình, trình tự cai quản lý, bao gồm các thủ tục:

Tiếp nhận, soạn thảo, ban hànhLưu chuyển, ký,đóng dấu, gởi thư, bàn giaoLưu trữ, bảo quản, sao lưu

2. Cách triển khai trênExcel

Bước 1: xây dừng quy trình, sơđồ quản lý.Bạn đã xem: lưu trữ hồ sơ bởi excel

Đang xem: lưu trữ hồ sơ bởi excel

Việc lập sơđồ đang giúp chúng ta xácđịnhđược trình trường đoản cú thực hiện, sản phẩm công nghệ tự thực hiện các các bước và thời gian thực hiện. địa thế căn cứ vào sơđồ họ sẽ biếtđược công việcđang cách xử lý tớiđâu, khi nào hoàn thành, tàng trữ văn bảnởđâu.

Bạn đang xem: Lưu trữ hồ sơ bằng excel

Bước 2: Xây dựng danh mục nhóm đối tượng người dùng cần cai quản lý

Trong quá trình này bọn họ làm bài toán với siêu nhiềuđối tượng:

Bên ko kể doanh nghiệp, cơ quan: đối tượngban hành công vănđến, đối tượng nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức triển khai làđối tác ký kết kết hợpđồngBên trong doanh nghiệp, cơ quan: các phòng ban, những nhân viên

Để quản lý tốt thì họ cần theo dõi và quan sát cácđối tượng này theo danh sáchđểđảm bảo:

Không bị trùng lặpKhông mắc lỗi không nên sót trong quy trình nhập tài liệu trênExcel

Danh sách hoàn toàn có thể tổ chức bên trên 1 Sheet như sau:


*

Xây dựng danh mục nhóm đối tượng người dùng cần quản lí lý

Bước 3: Mở các sổ cai quản công văn đến, công văn đi, văn bạn dạng nội bộ

Mở các sổ thống trị công vănđến, công vănđi, văn bản nội bộ. Từng sổ mở bên trên 1 Sheet

Khi có phát sinh liên quan tới các loại văn phiên bản nào thì họ sẽ tiến hành ghi sổ cho một số loại văn bảnđó.

Tùy theo yêu ước quản lý,đối tượng phải theo dõi mà bọn họ sẽ xácđịnhđược các chỉ tiêu, những tiêuđề cho các cột tài liệu trong bảng.

Ví dụ: mẫu mã sổ cai quản công vănđi sẽ có cấu trúc như sau:


*

Mở những sổ làm chủ công văn đến, công văn đi, văn bạn dạng nội bộ.

Xem thêm: Đắp Dưa Chuột Có Tác Dụng Đắp Dưa Leo Bao Nhiêu Lần 1 Tuần Là Tốt Nhất Cho Da?

Trong chủng loại sổ này có thể thực hiện tại một số tính năng sau:

Việc thực hiện Data Validation vẫn giúp bọn họ thiết lậpđượcđiều kiện nhập dữ liệu vào vào Sổ, tránh phần đa lỗi không nên sót trong quá trình nhập dữ liệu, giúp chúng ta quản lý dữ liệu chính xác, không cần lo việc phải sửa lỗi trong quy trình nhập.

Ví dụ như sau:


*

Lập sổ quản lý công văn đến

Với từng trạng thái của Công vănđến, bọn họ sẽ gồm thể tùy chỉnh cấu hình trong tính năng Conditional formattingđểtựđộng thông báo công văn nàođang xử lý, công văn nào chưa xử lýđể bạn có thể có kế hoạch cho những bài toán này.

Bước 4: Xây dựng bí quyết tính mã văn thư

Mã văn thư giỏi số hợpđồng là do thành phần quản lý văn thư, hành thiết yếu tự quyđịnh. Mặc dù nhiênđể thống nhấtđược nội dung này thì họ cần xây dựng công thức tính tựđộng, thống tốt nhất trong tổng thể Sổ cai quản công văn, hợpđồng.

Công thức thường áp dụng là:

Trênđây là đông đảo nội dung thiết yếu những công việc cần thực hện khi bọn họ muốn quản lý văn bản, hợpđồng, công văn sách vở trongExcel.